TRACFIN : quels documents conserver, et comment les organiser
· Lourdes Augusto, fondatrice d'Affaire.app · 2 min de lecture
En matière de lutte contre le blanchiment, la règle est simple : ce qui n'est pas écrit et conservé n'existe pas. Si un contrôle survient trois ans après une vente, vous devrez montrer ce que vous avez vérifié à l'époque. Autant organiser ces documents dès le début du dossier, quand ils sont sous la main.
Les documents à conserver pour chaque dossier
- La pièce d'identité en cours de validité de chaque partie (vendeur et acquéreur), copiée et datée.
- Pour une société : les documents qui identifient la structure (extrait d'immatriculation, statuts) et son bénéficiaire effectif.
- Les informations recueillies sur l'origine des fonds : épargne, vente d'un bien, prêt bancaire, avec les réponses notées.
- Le mandat signé et les échanges importants : offres, comptes rendus, courriers.
- Toute vérification particulière faite en cas de doute, avec sa date.
Combien de temps les garder
La règle générale est de conserver ces documents et les informations recueillies pendant cinq ans à compter de la fin de la relation d'affaires, c'est-à-dire en pratique cinq ans après la clôture de la vente. Passé ce délai, vous pouvez les détruire. Avant, ils doivent pouvoir être présentés en cas de contrôle.
Une méthode simple pour ne rien perdre
- Un dossier par vente, avec toujours les mêmes rubriques : identité, fonds, mandat, échanges.
- Chaque pièce est datée le jour où elle est recueillie.
- Une liste de contrôle cochée au fil du dossier : vous voyez tout de suite ce qui manque.
- Un endroit unique : pas de pièce d'identité dans les messages du téléphone et le mandat dans un tiroir.
Pourquoi c'est aussi une protection pour vous
Un dossier complet et daté démontre votre bonne foi et votre sérieux. En cas de contrôle, c'est votre meilleure défense. Et au quotidien, c'est du temps gagné : quand un notaire ou votre réseau vous demande une pièce, vous l'avez en quelques secondes.
Comment Affaire.app vous aide
L'espace TRACFIN d'Affaire.app centralise pour chaque dossier les pièces d'identité, les informations sur l'origine des fonds et les dates de vérification. Tout est daté et rangé au même endroit, dossier par dossier : en cas de contrôle, vous présentez un historique complet sans fouiller vos archives.